Core Trans OY

    Финская компания Core Trans OY, специализирующаяся на организации перевозок из Финляндии в Россию, была создана в 2002 году, а свою работу начала со строительства терминала в Нуйямаа, недалеко от таможенного перехода Нуйямаа-Брусничное. На участке в шесть гектаров на месте лесного массива в тихом фермерском районе, что в двух километрах от российско-финской границы, была возведена первая очередь - отапливаемый склад площадью 5000 м.кв. Core Trans OY сразу поставила перед собой амбициозную задачу стать лучшим складом по обработке грузов и обслуживанию клиентов. Были привлечены менеджеры, владеющие русским языком. И уже на этапе строительства, не дожидаясь, когда бизнес-процессы, скопированные у конкурентов, потребуют как минимум реинжиниринга, руководство компании задумалось о современной системе контроля и учета.

    Основными требованиями, которые выдвигались при выборе средств автоматизации, были такие:

  • надежность и устойчивость в плане сохранения данных;
  • простота администрирования системы;
  • возможность эффективной работы в режиме онлайн офисов и складов, расположенных в разных городах России и Финляндии;
  • поддержка русского, английского и финского языков, в том числе при подготовке документов для финской таможни и в формах стандартных бланков;
  • преемственность общей методики логистической работы;
  • возможность гибкого взаимодействия с внешними офисными приложениями и таможенными системами;
  • подключение к новой европейской системе электронного обмена таможенными декларациями (NCTS);
  • типовой интуитивно понятный Windows-интерфейс, не требующий длительного обучения сотрудников;
  • удобный финансовый учет.

 

    Практически все сотрудники компании имели опыт и технологические наработки применения офисного приложения Excel. Однако этот самый быстрый и вроде бы дешевый путь был очевидно бесперспективен сточки зрения объемов обрабатываемых данных и их синхронизации при коллективной работе. Самое же главное состояло в том, что принятие решений при организации перевозок очень часто требует сверхоперативности и руководство компании не хотело попасть в зависимость от неаккуратности или иных качеств отдельных сотрудников, работающих с файлами Excel.     В качестве возможного решения серьезно рассматривалась покупка какой-либо из уже существующих финских таможенно-складских систем. Сделанная с учетом всей финской специфики, такая система могла быть введена в эксплуатацию в максимально быстрые сроки. Вместе с тем изучение рынка и практики применения этих систем показало, что недешевые и выпущенные «под ключ», все они плохо поддаются адаптации и развитию даже с участием авторов-разработчиков. Это означало другой вид зависимости. А опыт говорит о том, что на определенном этапе такая зависимость очень часто приводит к необходимости замены всей системы автоматизации целиком.
    Российские системы управления транспортными перевозками, с которыми удалось познакомиться, были слишком «нацелены» на вполне конкретные требования заказчиков и не внушали оптимизма в плане возможностей их развития, особенно в направлении финансового учета и стандартизации европейского таможенного документооборота.

    Таким образом, выбор был сосредоточен на группе систем автоматизации управленческого учета (ERP-систем), в основном западного производства, в сегменте малого и среднего рынка. Среди сотрудников российского представительства Core Trans OY, в задачу которых входит обработка запросов от российских клиентов, организация оптимальной загрузки транспорта, помощь российским импортерам в оформлении документов и подготовка отчетности для головной компании, были люди, до этого работавшие в фирме-дистрибьюторе электронной техники, где использовалась система Microsoft Navision. В результате этот простой, гибкий и многофункциональный продукт очень быстро стал основным кандидатом для выбора. Вскоре было сформировано предложение о применении Microsoft Navision для интеграции финансов, продаж, покупок, управления кадрами и, самое главное, управления обработкой грузов и работой таможенного терминала.

    Готового решения не существовало. А с учетом того, что в транспортной логистике очень многие бизнес-процессы плохо формализуются, важно было найти исполнителя, имеющего опыт подобных проектов. Компания «Датапорт Системс» к этому времени уже имела наработки в области логистики, внедренные в известной торговой фирме. В ходе обсуждений и консультаций был проработан совместный проект, в соответствии с которым «Датапорт Системс» выполнила для Core Trans OY полный цикл работ по автоматизации деятельности отдела логистики и таможенного терминала.

Реализация

    Основная задача, которая решается в процессе работы транспортно-логистического предприятия, заключается в доставке груза клиенту за минимальное время и с минимальными издержками. Это значит, что исполнитель должен оперативно получать всю информацию о местонахождении грузов, которые требуется доставить, а также о ресурсах компании-заказчика и её партнеров, необходимых для решения данной задачи.В настоящее время система обеспечивает следующие возможности.

1.   Удобный механизм сбора и накопления информации о грузах, которые обрабатывает компания:

  • методы доставки грузов;
  • типы и номера документов, сопровождающих груз;
  •  количество мест, массу и объем груза и его составляющих;
  • наличие и стоимость страховки;
  • описание состава груза;
  • сведения об участниках доставки - консолидаторах, автоперевозчиках и т. п.


2.   Быструю регистрацию различных действий, выполняемых над грузами:

  • получение заявки от клиента о доставке груза;
  • получение груза от предыдущего агента или поставщика;
  • перемещение груза между точками маршрута доставки - аэропортом, морским портом, складами, таможенными пунктами и т. п.;
  • обработка груза на складах компании - разгрузка, погрузка, перемещение, консолидация;
  • формирование документов, сопровождающих груз.


3.   Полную информацию по обработанным, обрабатываемым или планируемым к обработке грузам и выполненным над ними операциям, а также о ресурсах компании с целью принятия решения о последующих действиях:

  • доставке груза клиенту;
  • передаче груза другому агенту;
  • формировании заданий на погрузку;
  • выборе места размещения груза на складе и пр.


4.   Подготовку, печать и отправку в электронном виде комплекта документов, сопровождающих различные операции по обработке грузов:

  • рапорты о разгрузке и погрузке;
  • состояние склада;
  • движение грузов на складе за период (складской отчет);
  • сопроводительные документы (CMR, ЕХ-1, Т1 и др.);
  • оформление счетов за полученные услуги;
  • выставление счетов за предоставленные услуги, в том числе с автоматическим учетом параметров грузов и доставок.

    С января 2005 года обязательным условием для всех таможенных агентов, работающих на территории стран ЕС, является использование NCTS для декларирования транзитных грузов. NCTS (New Computerized Transit System) - это часть проекта, инициированная Европейской комиссией, и предназначенная для предоставления компьютеризированного транзита в странах ЕС и странах, присоединившихся к Конвенции общего транзита. В рамках Microsoft Navision компанией «Датапорт Системс» реализован полнофункциональный клиент NCTS, который позволяет регистрировать все операции, производимые при приемке и отправке транзитных грузов.     Поскольку Core Trans OY, помимо офиса и склада в Нуйямаа, располагает также офисами в Москве и Хельсинки, в каждом из которых должна вестись оперативная работа с грузами и финансовой информацией, было решено разместить сервер Microsoft Navision на площадке российской компании-провайдера. При участии финско-шведского оператора связи TeliaSonera были организованы каналы между офисами и сервером. Все рабочие места имеют к серверу терминальный доступ.     Работа с грузом ведется, с одной стороны, между Core Trans и клиентом, а с другой - между Core Trans и финской таможней, которая осуществляет контроль за деятельностью терминала и требует специализированной отчетности.
Обслуживание клиента начинается с ввода заявки, поиска и идентификации груза и, наконец, его доставки по Финляндии до терминала. Далее следуют подготовка складского отчета для клиента, прием от него инструкции по отгрузке, расчет стоимости доставки, выставление и обработка счетов. Специально созданная программа-репликатор выгружает данные из Microsoft Navision и помещает их в отдельное хранилище. Пока выполняются такие операции, как идентификация груза, его доставка из порта на склад, разгрузка, хранение, погрузка и вывоз со склада, клиент может видеть, что происходит с его грузом, в режиме реального времени в системе веб-трекинга.

    Работа с грузом начинается в тот момент, когда менеджеру компании, например, в офисе в Хельсинки поступает сообщение о том, что груз появился в аэропорту и его можно получить на грузовом терминале. Вместе с сообщением в офис присылаются копии документов на груз. На основании этой информации менеджер заводит в системе новое сообщение, в котором указывается, где и когда получен груз, дается его описание, количество мест, масса, объем и другая информация. После того как заявка сохраняется в системе, она становится видна на таможенном терминале Нуйямаа и в офисе компании в Москве.
    Когда принимается решение о перевозке груза из Хельсинки на таможенный терминал, заполняется карточка доставки, в которой указываются компания-перевозчик и транспортный поезд. Оформляется и регистрируется в NCTS таможенная декларация на транзитную часть перевозимого груза. Карточка доставки после оформления также становится видна на таможенном терминале, где доставка включается в план погрузочно-разгрузочных работ.
По прибытии на терминал через NCTS создается сообщение в таможню и по получении разрешения на разгрузку на основании таможенных деклараций создаются шаблоны разгрузочных рапортов для грузчиков. После разгрузки в системе заполняются и учитываются разгрузочные рапорты, а на таможню отправляется уточненный состав поступившего груза. Европейские нормы учета на таможенном складе требуют разделения грузов на транзитные и европейские. Транзитные грузы могут храниться на временном складе терминала (до 20 дней), после чего должны переводиться на таможенный склад. Каждый склад имеет свою нумерацию. Груз клиента может оказаться разделенным на части, учитываемые по-разному. При этом получатель не должен вдаваться в подробности такого учета; его интересуют лишь быстрая обработка и подготовка груза для отправки в Россию.
    При планировании дальнейшей доставки грузов логистик формирует задание на отгрузку, которое сразу отображается на таможенном терминале в виде погрузочного рапорта. В задании есть гибкие возможности включения в доставку нескольких грузов, в том числе целиком или по отдельным местам и моделям либо относящихся к разным клиентам. Есть возможность включения грузов, планируемых к разгрузке на таможенном терминале, что позволяет до минимума сократить время их обработки.
    Когда приходит указанная в задании машина, производится погрузка, после чего заполняется и учитывается погрузочный рапорт, оформляются и опять же посредством NCTS отправляются на таможню транзитные декларации. В панели графика доставок как специалисты по логистике, так и сотрудники складов видят все оперативные изменения мест нахождения и состояния грузов.
    Параллельно по мере получения и выставления счетов формируется финансовый баланс по каждому грузу и доставке. Таким образом, сотрудники компании в карточке доставки (или груза) всегда видят текущее состояние - сколько мест планировалось, сколько фактически находится на складах, в пути и передано клиентам, какова себестоимость доставки и какие услуги еще не оплачены. На основании этой информации, по прибытии груза в Москву логистик дает разрешение на передачу груза клиенту.

Перспективы

    Видя реальные результаты от внедрения системы управления, руководство Core Trans планирует дальнейшие шаги по ее развитию.

На очереди:

  • переход на технологию помодельной приемки грузов с применением стикеров,  штрихкодов и сканеров;
  • оснащение сотрудников карманными компьютерами с возможностью оперативного доступа к данным (включая водителей автотранспорта для контроля прохождения маршрутов доставки);
  • интеграция с системой контроля доступа автотранспорта на территорию терминала;
  • подключение модуля CRM с целью упорядочения всех взаимодействий с клиентами;
  • расширение для клиентов компании функционала Web-портала управления грузами;
  • развитие аналитики для оценки и прогнозирования сроков и себестоимости обработки и доставки грузов.


    Член совета директоров Core Trans OY Илкка Меримаа позитивно оценил вклад российской компании «Датапорт Системс» в развитие международного бизнеса своей фирмы. Он признал, что многие финские транспортные компании работают весьма консервативно и не в состоянии быстро адаптироваться к изменениям, происходящим в России и странах Евросоюза. «Правда, вначале было непросто принять и оценить новшества, предложенные интегратором», - сказал г-н Меримаа.
    Действительно, рост конкуренции на европейском рынке перевозок и обработки грузов приводит к разорению мелких транспортных компаний и складов. Волна слияний и поглощений затронула и Финляндию. После поглощения DANZAS фирмой DHL образовалась DHL/Danzas ASG Eurocargo OY. Компания TNT приобрела Wilson Logistics OY. Объединился и еще целый ряд мелких и средних компаний. Настройка и оптимизация бизнес-процессов новых фирм занимает время и не всегда отвечает сиюминутным интересам клиентов. Необходимо обладать серьезным заделом и потенциалом роста, чтобы активно развиваться и строить бизнес по-современному, как это делает Core Trans OY.