Клиенту о внедрении Microsoft Dynamics NAV

В этой статье мы хотели бы дать некоторое представление о процессе внедрения Microsoft Dynamics NAV и о мере участия клиента в этом процессе. А также предложить рекомендации для клиентов, желающих избежать ряда распространённых проблем. Главное, что необходимо понять: процесс внедрения Microsoft Dynamics NAV должен быть поставлен правильно.

Microsoft Dynamics NAV будет работать так, как нужно — нужно именно вам! — после того, как его настроят и доработают в процессе внедрения. Тогда в систему будут заложены ваши бизнес-процессы, ваши особенности и конкурентные преимущества. Заложат их наши специалисты, специалисты компании «Dataport Systems». И им совершенно необходима именно ваша активная помощь, необходимо хорошее управление внедрением со стороны заказчика.

Процесс внедрения с точки зрения клиента можно разделить на шесть этапов. Каждый этап имеет свою специфику. Рассмотрим, что и когда желательно сделать.

Этап 0. Определение цели внедрения

Прежде всего, необходимо определить цель внедрения. Как сказал ещё Сенека, ignoranti quem portum petat nullus suus ventus est (не знающему, в какую гавань плыть, не бывает попутного ветра). Знание цели — очень важная часть успешного достижения её.

Есть популярная методика постановки целей «SMART», которую вполне можно здесь применить.

  • (S) specific — чётко описать желаемый результат.
  • (M) measurable — задать индикаторы, которые позволят убедиться, что цель достигнута.
  • (A) assignable — оценить, действительно ли достижение цели важно для вас и вашей компании.
  • (R) realistic — оценить, достижима ли, реалистична ли цель.
  • (T) time related — определить сроки достижения.

Наши специалисты помогут определить, достижима ли ваша цель, связанная с внедрением Microsoft Dynamics NAV, и каковы могут быть сроки её достижения. Определить саму цель и значимость этой цели для вашей фирмы можете только вы.

Этап 1. Обследование процессов компании

Существенная часть обследования процессов — опрос ключевых сотрудников вашей компании. Цель опроса — составить целостное представление о работе компании, включающее все тонкости и особенности работы.

У нас в «Dataport Systems» замечательные квалифицированные сотрудники, у них большой опыт проведения таких опросов и анализа полученных сведений. Но не в человеческих силах узнать всё «ниоткуда», так что получить необходимые для работы сведения для наши сотрудники могут только от вас. Соответственно, с вашей стороны нужны люди, которые знают цель внедрения и заинтересованы в достижении результата, знают процессы вашей компании, располагают достаточным временем и предоставят в распоряжение наших сотрудников всю необходимую информацию.

Хорошо, с вашей стороны есть такие люди, они знают компанию во всех деталях и знают, что компании нужно от системы. С другой стороны есть наши сотрудники, они знают, что может система Microsoft Dynamics NAV и каким образом это получить. Нужен еще ваш сотрудник, который бы знал и Microsoft Dynamics NAV, и как работает компания.

Такой сотрудник — ваш специалист по Microsoft Dynamics NAV. Он будет основным контактным лицом по работе с нами. Он же должен быть основным контактным лицом внутри компании при возникновении проблем и пожеланий у сотрудников — ему придётся много работать с людьми, выслушивать нарекания, требования и пожелания пользователей системы, разъяснять пользователям, что и как делать. Ещё ему потребуются полномочия решать, нужны ли какие-либо доработки, сообщать о необходимости конкретных доработок нам и потом принимать результаты. Очень желательно, чтобы он имел опыт работы с корпоративными информационными системами, и особенно хорошо, если он уже знаком с Microsoft Dynamics NAV.

Замечательно, если у вас уже есть человек, который возьмётся за эту работу. Если же нет, то очень желательно, чтобы он появился. Возможно, вы спросите: «Почему нельзя обойтись сотрудниками вашей фирмы? Новичок тоже не знает нашей компании на начало работы». Прежде всего, потому что такой человек вам будет нужен постоянно длительное время. Его работа обойдётся дешевле — ему достаточно меньшей квалификации, а значит, достаточно и меньшей оплаты. Работая в компании, человек гораздо лучше и быстрее получит необходимое представление о ней. И понятно, что работнику компании гораздо легче наладить контакт с другими работниками, чем «чужому». Брать на работу такого человека желательно ещё до начала составления технического задания (ТЗ), чтобы было время войти в курс дел.

Этап 2. Составление и согласование Технического Задания (ТЗ)

ТЗ — формализованный результат обследования компании. Там должно быть описано всё, что компания хочет получить от системы. В будущем, на этапе испытаний, будет проверяться, соответствует ли поведение внедряемой системы техническому заданию. Обычно ТЗ составляет внедряющая компания, так как компания-клиент не имеет необходимых ресурсов. И составляется ТЗ именно на основании данных с этапа обследования. Крайне желательно сделать всё возможное, чтобы чётко отразить в ТЗ все главные бизнес-процессы и все тонкости.

Все ключевые пользователи вашей компании должны внимательно просмотреть ТЗ и высказать свои замечания и пожелания, особенно в том, что касается работы вашей компании после внедрения системы. И мы будем рады, если вы сможете что-то уточнить и дополнить! Чем лучше ТЗ, тем лучше результат, и тем быстрее и дешевле его удастся достигнуть. Но внести доработки можно будет и позже, по мере необходимости.

Этап 3. Доработка и настройка системы

Этап доработок — самый простой с точки зрения клиента. Этот этап выполняют наши специалисты. Ближе к концу этого этапа мы ещё будем обучать ваших ключевых сотрудников работе с системой.

Этап 4. Тестирование системы

Важный и ответственный этап.

В это время на ваших ключевых сотрудников ляжет двойная нагрузка. Им придётся выполнять операции в системе (чтобы проверка происходила на реальной работе) и обычным образом (чтобы работа фирмы шла своим чередом). Если что-то не так, ваши сотрудники обращаются к вашему внутрифирменному специалисту по Microsoft Dynamics NAV. Тот разъясняет пользователю, как сделать желаемое, или сообщает нам о необходимости ещё улучшить работу системы.

За некоторое время вы сможете убедиться, что все операции происходят должным образом и система предоставляет все нужные сведения в желаемом виде. Можно переходить к следующему этапу.

Этап 5. Запуск системы

К запуску должны быть подготовлены инструкции для пользователей, короткие и внятные. К запуску же необходимо обучить всех пользователей.

В эту работу тоже активно включится ваш специалист по Microsoft Dynamics NAV. Он прошёл обучение в числе первых, и далее сможет обучать сам, в удобном для вашей компании и работников режиме. Он же потом будет обучать новых сотрудников.

И если на предыдущих этапах всё было сделано должным образом, запуск пройдёт легко.

Заключение

Повторим, каков рекомендуемый состав группы внедрения:

  1. Сотрудники со знанием бизнес-процессов компании, чаще всего руководители подразделений компании;
  2. Сотрудник, отвечающий за работу системы на предприятии и за поддержку пользователей (ваш специалист по Microsoft Dynamics NAV). Он должен иметь достаточные полномочия для решения спорных ситуациий.

И если вы хорошо выполнили свою часть процесса внедрения, то результат ещё долго будет радовать вас и служить вашему процветанию!